Het is best lastig wanneer je een vergadering wilt houden en blijkt dat de vergaderzalen bezet zijn. Het beste wat je kan doen is om van tevoren een vergaderzaal te boeken. Een vergaderzaal boeken kan heel makkelijk in een soepel gestroomlijnd proces.
Juiste vergaderzaal boeken
Je krijgt een volledig overzicht van alle deelnemers die beschikbaar zijn. Je kan een vergaderzaal boeken die precies past bij het type vergadering die jij wilt hebben. Ook krijg je een overzicht van de apparatuur die ter beschikking is en vergeet daarbij ook niet de catering in orde te maken. Je kan de receptie dan op de hoogte brengen van het aantal bezoekers en kan je ook gelijk de kosten verrekenen.
De Pronestor planner
Voor het gemak gebruik de Pronestor Planner om een vergaderzaal te boeken. Dit kan je heel makkelijk doen vanaf je mobiel of je werkplek. Wanneer je het systeem gebruikt krijg jee gelijk een overzicht van de apparatuur die aanwezig is in elke ruimte. Je kan dan aan de hand daarvan de juiste vergaderzaal boeken voor de juiste type vergadering. Zeg dat je bijvoorbeeld een videoconferentie moet houden dan kan je via de planner de juiste vergaderzaal boeken die precies daarvoor is uitgerust. Eenmaal je de boeking hebt gedaan dan kan je nu je collega?s uitnodigen waar ze zich ook mogen bevinden ter wereld om deel te nemen aan de videoconferentie.
Transparant systeem
Het systeem is een zeer transparant en compleet systeem. Het is samen geïntegreerd met Exchange, Office 365 en Outlook. Het is makkelijk te bedienen en is wordt direct op je werkbalk geïnstalleerd. Eenieder die met Outlook werkt kan gebruik maken van het systeem. Ook heeft niemand die er gebruik van maakt een training nodig. Zo makkelijk is het om te gebruiken.
Zorg voor de juiste voeding
Ook is het belangrijk om samen met de boeking ook de catering mee te nemen n het hele proces. Omdat elk bedrijf anders is dan kan de catering ook aangepast worden aan jouw bedrijf. Je kan een keuze maken uit de beschikbare items die aanwezig zijn en de keuken ziet gelijk wat er gedaan moet worden voor welke vergadering.
